Sportvereine unterliegen der Buchführungspflicht. Als Sportverein ist man verpflichtet, Geschäftsvorfälle (Einnahmen und Ausgaben) laufend, lückenlos, chronologisch, sachlich geordnet innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts (Geschäftsjahres) wertmäßig zu erfassen. 

Es gibt zahlreiche Software-Programme, mit denen die Finanzbuchführung digital abgewickelt werden kann. Es gibt Programme für den stationären Einsatz (Nutzung ortsgebunden) und Online-Lösungen (ortsungebundener Zugriff auf Datenclouds). 

Meist steht in diesen Programmen ein von der DATEV (IT-Dienstleister mit Schwerpunkt Steuern) entwickelter und speziell für die Bedürfnisse von Vereinen zugeschnittener Kontenrahmen (SKR 49) zur Verfügung. Aus diesem können Vereinsmitarbeiter*innen schnell einen eigenen Kontenrahmen zusammenstellen.

Worauf sollte man beim Erwerb eines Finanzbuchführungsprogramms achten?
Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (= sie müssen vollständig, formal richtig, zeitgerecht und geordnet sein). Die genutzte Software muss den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen.

Darüber hinaus spielen die Optik, Bedienung, Datenschutz und Kosten (für Anschaffung, Updates, Support, Schulungen bei der Auswahl eine Rolle). Prüfen Sie immer, was im Leistungspaket enthalten ist (bei internetbasierten Lösungen z.B. die Anzahl der  Administrator*innen und die Speicherkapazität)!  

Was sind hilfreiche Funktionen?

• Intuitive Handhabung: Das Verbuchen von Einnahmen und Ausgaben sollte auch für den Laien selbsterklärend und damit einfach umsetzbar sein  
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit einem Klick: Auf Knopfdruck wird eine korrekte Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Tätigkeitsbereichen erstellt (evtl. auch Bilanz sowie Summen- und Saldenlisten)
• Verknüpfung von Daten: Buchungen (Einnahmen und Ausgaben) können Kontakten /Adressen und Projekten zugeordnet werden. Spendenbescheinigungen, Rechnungen, EMails, Erzeugung von SEPA-Lastschriften, Mahnungen etc. können unkompliziert, automatisch erstellt werden
• Dashboard: Übersichtliche, tagesaktuelle Darstellung der Finanzsituation in Form von Charts und Grafiken (z.B. Säulen-, Balken-, Kurven- und Tortendiagramm) 
• Drag-and-Drop-Funktion: z.B. zum Gruppieren von Konten
• 24/7-Zugriff: Jederzeit und von überall kann von allen Administrator*innen auf das Programm und die dort hinterlegten Daten zugegriffen werden (mit PC, Tablet, Smartphone). Dies ist nur bei Cloudlösungen möglich
• Sonstiges: Automatisierte Umsatzsteuervoranmeldung, Buchen nach Kostenstellen (z.B.: Abteilungen und/oder Veranstaltungen)   

Bei der Auswahl der Software sollte man sich Zeit lassen. Prüfen Sie, welches Preis-/Leistungsverhältnis am besten zu Ihrem Verein passt! Bei vielen Anbietern von Cloud-Lösungen gibt es kostenlose Testphasen (meist kann man das Programm 1 Monat unverbindlich ausprobieren und muss sich erst dann entscheiden). Bei Anbietern von Online-Vereinsverwaltungsprogrammen ist die Vereinsbuchführung in der Regel inkludiert. Lassen Sie sich ggf. von Ihrem Landessportbund oder Fachverband bei der Auswahl beraten.