Träger der freien Jugendhilfe sollen sicherstellen, dass mit der Betreuung, Beaufsichtigung, Ausbildung oder ähnlichen Kontakten beauftragte Personen wegen bestimmter Sexualstraftaten nicht vorbestraft sind. Zu diesem Zweck haben sie sich bei Beginn der Tätigkeit und in regelmäßigen Abständen von der Person ein erweitertes Führungszeugnis vorlegen zu lassen.

Nach der DS-GVO stellen personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen keine besondere Kategorie von Daten dar. Allerdings soll die Verarbeitung solcher Daten zulässig sein, wenn sie unter behördlicher Aufsicht stattfindet oder zum Beispiel eine gesetzliche Regelung der Mitgliedstaaten geeignete Garantien für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen vorsieht (vgl. Art. 10 DS-GVO).

§ 72a Absatz 5 des Sozialgesetzbuches VIII dürfte eine solche Grundlage darstellen. Danach sollen nur der Umstand, dass Einsicht in ein Führungszeugnis genommen wurde, das Datum des Führungszeugnisses und die Information erhoben werden, ob die das Führungszeugnis betreffende Person wegen einer einschlägigen Straftat rechtskräftig verurteilt worden ist, dokumentiert werden. Der Verein darf diese erhobenen Daten nur speichern, verändern und nutzen, soweit dies zum Ausschluss der Personen von der Tätigkeit, die Anlass zu der Einsichtnahme in das Führungszeugnis gewesen ist, erforderlich ist. Die Daten sind vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen und unverzüglich zu löschen, wenn im Anschluss an die Einsichtnahme keine Tätigkeit aufgenommen wird. Ansonsten sind die Daten spätestens drei Monate nach Beendigung der Tätigkeit zu löschen. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu gewährleisten (z.B. Passortschutz und eingeschränkte Zugangsberechtigung, Löschungsanweisung im Rahmen des Verarbeitungsverzeichnisses).

Als Rechtsgrund für die Datenverarbeitung kann auf die Rechtsgrundlagen nach Artikel 6 DS-GVO zurückgegriffen werden. Dann können bei einschlägigen Tätigkeiten als Rechtsgrund die Vertragserfüllung nach Buchstabe b), die rechtliche Verpflichtung nach Buchstabe c) und die Wahrung berechtigter Interessen nach Buchstabe f) in Betracht kommen.