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Best Practice

Umgesetztes Projekt: Digitales Vereinsportal

Interview mit Martin Möhring (Hauptamtlicher stellvertretender Vorstandsvorsitzender, TV Jahn Rheine 1885 e.V.)

Warum wurde die Maßnahme umgesetzt?

Die Digitalisierung ist eine wichtige gesellschaftliche Entwicklung, der man sich nicht entziehen kann. Durch die Corona-Pandemie hat die Digitalisierung weiter an Bedeutung gewonnen. Daher haben wir die Digitalisierung vor 3 Jahren zu einem Top-Thema gemacht. Sie ist im Vorstandsprogramm fest verankert und wird in allen Bereichen mitgedacht.

Wir begreifen die Digitalisierung als Querschnittsthema. Sie ist kein eigenständiges Ziel. Vielmehr sehen wir die Digitalisierung als Instrument, um typische Vereinsziele zu erreichen. Wo hilft sie uns z.B., Prozesse zu vereinfachen, kundenfreundlicher zu gestalten? Wie können wir mit digitalen Tools unsere Mitglieder und Engagierten zusammen bringen, diese zielgerichtet informieren und enger an den Verein binden?

Ein wichtiger Schritt war die Digitalisierung unserer Vereinsverwaltung. Wir waren auf der Suche nach einer online-gestützten, cloudbasierten Lösung. Bei dieser haben die Nutzer*innen von überall und jederzeit Zugriff auf die Daten. Nicht nur die Geschäftsstellenmitarbeiter*innen, sondern auch die Mitglieder und ehrenamtlich Engagierten sollen auf die Vereinsverwaltung zugreifen können. Wir haben uns dabei für die Vereinsverwaltungs-Software Clubity entschieden. Den Entwickler des Programms, die Speicherhafen GmbH & Co. KG aus Hamburg, haben wir als sehr zuverlässig kennen gelernt. Im Bereich „Offener Ganztag“ nutzen wir seit mehreren Jahren die von dem Unternehmen als Komplettlösung für die Verwaltung und Kommunikation in Kinderbetreuungseinrichtungen am Markt etablierte cloudbasierte Software  KigaRoo. Mit dieser sind wir sehr zufrieden.

Ein wichtiger Vorteil von Clubity ist der große Funktionsumfang. Man kann Clubity als Vereinsportal nutzen und dort viele Prozesse digital abwickeln. In den meisten Vereinen, wie auch bei uns, waren und sind mehrere (digitale) Insellösungen parallel im Einsatz. Mit einem digitalen Vereinsportal wird aus einem solchen Flickenteppich ein großes Ganzes. Viele relevante Daten und Prozesse des Vereins werden zentral abgebildet. Hierzu gehören z.B. die digitale Beitragsabrechnung sowie die Online-Anmeldung zu Kursangeboten oder einer Vereinsmitgliedschaft.  

Welche Ziele hat das Projekt?

  • Modernisierung/Optimierung/Vereinfachung der Mitgliederverwaltung mit Hilfe eines onlinegestützten, cloudbasierten Programms
  • Zielgerichtete Kommunikation mit unseren Mitgliedern und anderen Vereinszielgruppen    (Versand von News, aktuellen Angeboten) ohne Streuverluste 
  • Förderung/Entlastung  unserer ehrenamtlichen Engagierten: Die Abteilungsleitungen, Trainer*innen, Kursleitungen haben digitalen Zugriff auf für sie relevante Mitgliederdaten (Anzahl der Mitglieder/Teilnehmer*innen? Wer ist Mitglied/Teilnehmer*in? etc.). Sie können per Chat-Nachricht über das Portal mit den Mitgliedern der Abteilung, Mannschaften bzw. Gruppe unkompliziert kommunizieren

Wie erfolgte die Umsetzung?

  1. Wer war für die Umsetzung verantwortlich?

Unser Präsidium als Aufsichtsgremium verantwortet die langfristige, strategische Ausrichtung unseres Vereins. Das Präsidium hat die Digitalisierung als Top-Thema festgelegt. Wir als Vorstand sind für das Tagesgeschäft zuständig und für die Umsetzung der Strategie. Die Digitalisierung gehört seit drei Jahren dazu. In unserem Jahresprogramm legen wir Ziele fest, die wir im jeweiligen Jahr erreichen wollen. Diverse Ziele stehen mit der Digitalisierung in Verbindung. Der Bereich „Digitalisierung“ ist als Stabsstelle im Vorstand verankert und wird von einem Digitalisierungsexperten verantwortet. Dieser entwickelt Digitalisierungsprojekte, definiert Projektziele und erarbeitet Projektpläne (inkl. Meilensteinen und Enddatum). Unser Digitalisierungsexperte ist Kopf eines für die operative Umsetzung zuständigen Projektteams. Zum Projektteam gehören die Geschäftsstellenleitung und unsere Teamleitung Mitgliederverwaltung.

  1. Kosten?

Bei Clubity zahlt man für die Anzahl der Mitglieder, die im Abrechnungsmonat aktiv im Verein gemeldet sind. Nicht berechnet werden dabei Bezugspersonen von Kindern, inaktive Mitglieder oder Mitglieder, die erst zu einem späteren Zeitpunkt eintreten.

  1. Beauftragter Dienstleister

Speicherhafen GmbH & Co. KG, Am Sandtorkai 1, 20457 Hamburg.

Welche Mehrwerte ergeben sich für den Verein?

Der online-gestützte Zugriff auf Clubity ermöglicht dezentrales Arbeiten und entlastet unsere haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter*innen. Auch unsere Mitglieder haben Zugriff auf unser Vereinsportal. Sie können ihre Mitgliederdaten über Tablet, Smartphone per App oder Laptop und Desktop-PC eigenständig verwalten (z.B. Adressänderungen vornehmen, Bankverbindung ändern, Beitragsabrechnung einsehen). Dadurch entfallen viele Mails, Anrufe, Briefe der Mitglieder an die Vereinsmitarbeiter*innen, deren Bearbeitung oft viel Zeit in Anspruch nimmt. Aus Anwendersicht ist Clubity eine einfach zu handhabende, logisch aufgebaute Software.

Clubity bietet ein detailliertes  Rechtemanagement. Wir können dadurch individuell festlegen, wer welche Rechte bzw. Rollen übernimmt. Die Geschäftsstellenleitung hat umfassende Administratoren- und Zugriffsrechte, einzelne Abteilungen, Mannschaften, Gruppen nur Zugriff auf für sie relevanten Daten, News und Chats. Der Versand von Listen, Mails zwischen den Abteilungen/Gruppen und der Geschäftsstelle konnte dadurch deutlich reduziert werden.

Welche Herausforderungen/Stolpersteine sind zu beachten?

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es auf dem Markt der Softwareanbieter viele gibt, die das Blaue vom Himmel versprechen und dann viel bis gar nichts davon halten. Deshalb: Informieren Sie sich gut! Recherchieren Sie, ob bereits andere Vereine auf ein Programm erfolgreich setzen oder sich eine blutige Nase geholt haben. Lassen Sie sich individuell beraten! Unsere Erfahrung zeigt: Qualität hat ihren Preis.   

Wichtig ist es, einen Software-Partner an seiner Seite zu haben, der in der Lage ist, auch Wünsche des Vereins zu berücksichtigen und an der Weiterentwicklung der Software zu arbeiten.

Auch bei Clubity ist noch nicht alles ausgereift, einige Funktionalitäten fehlen aus unserer Sicht bzw. haben noch Luft nach oben. Das neu herausgebrachte Kursmodul soll in Kürze in der 2./3. Ausbaustufe eine Wartelisten-/Nachrückfunktion umfassen, wie sie Programme wie Yolawo und SPORTMEO bereits bieten. Auch an der Chatfunktion arbeitet Clubity. Zukünftig können die Mitgliederdaten für den Chat noch genauer selektiert werden (noch mehr Auswahlfilter können gesetzt werden). Dies wird eine noch zielgerichtetere Ansprache der Mitglieder ermöglichen (nur der-/diejenige erhält eine Nachricht, die für ihn relevant/interessant ist).

Auch die allgemeine Performance von Clubity ist noch ausbaufähig. Das System ist an einigen Stellen etwas langsam. Bei Clubity arbeitet man aktuell an der Performance-Steigerung.

Wie ist die Resonanz der Zielgruppen?

  • Hauptamtliche Mitarbeiter in der Geschäftsstelle: Das Echo ist durchweg positiv. Man wünscht sich allerdings eine Performance-Steigerung der Software.
  • Ehrenamtliche Mitarbeiter: Auch hier ist die Resonanz positiv. Einige, technisch/digital affine Mitarbeiter*innen nutzen die digitalen Tools intensiv und sind damit sehr zufrieden. Andere kennen die Funktionalitäten und nutzen diese hin und wieder. Nur Wenige nutzen unser Vereinsportal bisher nicht.
  • Abteilungen: Besonders unsere großen Abteilungen organisieren sich und kommunizieren zunehmend digital. Kleine Abteilungen, wie unsere Tischfußballer*innen und die Boule-Abteilung mit rund 30 Mitgliedern nutzen die Software nicht so intensiv. Man kennt sich untereinander, trifft sich regelmäßig und sieht daher keinen so großen digitalen Handlungsbedarf.
  • Normale Mitglieder: Unsere Vereins-App mit allen digitalen Funktionalitäten des Vereinsportals wurde bereits rund 2000-mal heruntergeladen, also von gut einem Viertel unserer Mitglieder. Damit sind wir zufrieden. Luft nach oben gibt es natürlich immer.

Praxistipps von Martin Möhring (so gelingt die Umsetzung):

Zwingen Sie Ihre Mitglieder und Mitarbeiter*innen nicht dazu, digitale Tools zu nutzen! Leisten Sie Überzeugungsarbeit! Manchmal braucht man einen langen Atem, die Mitglieder und Engagierten von den Mehrwerten/vom Nutzen digitaler Instrumente zu überzeugen.

Wir führen regelmäßig Schulungen durch, um über die Funktionalitäten von Clubity und deren Anwendung zu informieren. Diese kommen bei den Mitarbeiter*innen und Mitgliedern sehr gut an.  In 15 Minuten kann man die wichtigsten Funktionen von Clubity erklären. Anschließend ist der Umgang mit der Software kein Problem. Das Programm ist nahezu selbsterklärend. Einzig die Schulung von Vereinsmitarbeiter*innen, die Beitragsabrechnungen verantworten oder Mitglieder neu anlegen müssen, dauert ein wenig länger.

Eine Software wie Clubity eignet sich auch für kleine und mittelgroße Vereine, die ehrenamtlich geführt werden. Gerade in diesen Vereinen findet man oft keine Engagierten für die Vorstandsämter (z.B. die die Vereinsfinanzen, Mitgliederverwaltung/Beitragseinzug verantworten). Digitale Lösungen, wie Clubity entlasten das Ehrenamt. Durch den Einsatz einer cloudbasierten Software können Aufgaben auf mehrere Schultern verteilt und besser, schneller, unkomplizierter umgesetzt werden. Das ist gerade auch für kleine, ehrenamtlich geführte Vereine attraktiv.

Mein Fazit zum Schluss: Als Verein sollte man den Megatrend Digitalisierung nicht verschlafen!  Gestalten Sie die Digitalisierung proaktiv! Lassen Sie sich als Verein nicht von ihr gestalten!

Steckbrief TV Jahn Rheine 1885 e.V.

Kontaktdaten:

Gründung des Vereins: 1885

Mitgliederzahl: ca. 7.500  (Stand: 10/2022)

Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Haupt-/Ehrenamt):

  • 160 hauptamtliche Mitarbeiter
  • 350 ehrenamtliche ÜL und Funktionsträger

Vereinsangebote:

  • Schwerpunkte: Klassische Sportarten, sportartübergreifender Kindersport, Fitness- und Gesundheitssport

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