Bewertung des Projektverlaufs
Bilanz ziehen!
Nach der Veranstaltung sollten Sie Bilanz ziehen und dabei jede Phase der Veranstaltungsorganisation betrachten.
Analysieren und bewerten Sie die fünf Phasen des Veranstaltungsmanagements:
Ermitteln Sie, was in den einzelnen Phasen gut lief und wo es Weiterentwicklungspotenziale gibt!
Die folgenden Fragen helfen bei der Bewertung des Projektverlaufs:
- Wie war der Ablauf-/Regieplan? Welche Abweichungen vom ursprünglichen sind aufgetreten?
- Warum ist es zu Abweichungen gekommen?
- Wann und warum wurden Termine überschritten?
- Wurde detailliert genug geplant?
- Wie sind die Veranstaltungsergebnisse zu bewerten?
- Was ist besonders gut gelungen?
- Wo lagen Schwachstellen und wie kann man diese zukünftig vermeiden?
- Welche Verbesserungen lassen sich bei der nächsten Veranstaltung umsetzen?
- Wo liegen Stärken/Schwächen im Personalbereich?
- Reichten die eingesetzten Personalkapazitäten?
- Wie war das fachliche Know-how der Mitarbeiter*innen?
- Wie war der Erfahrungsstand der eingesetzten Personen? (erfahren, sehr erfahren oder unerfahren?)
- Wie war die Atmosphäre im Team?
- Gab es zwischenmenschliche Probleme, Antipathien?
- Wie war die Teamfähigkeit der Mitarbeiter*innen? (teamfähig, sehr teamfähig oder nicht teamfähig?)
- Wie hat sich das Team im Vergleich zur letzten Veranstaltung weitentwickelt?
- Traten Probleme im formellen Bereich auf? Wenn ja, welche?
- Gab es Führungs-, Kompetenz-, Arbeitsverteilungs-, Krisenmanagement- oder Kommunikations- probleme? Wenn ja, welche konkret?
- Wie hoch war die Mitarbeiter*innen-/Helfer*innenfluktuation?
- Konnten informelle Wege für das Projekt nutzbringend etabliert oder genutzt werden?
- Wie gut war die Zusammenarbeit zwischen/mit internen und externen Mitarbeiter*innen/Dienstleistern?
- Wie hoch waren die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben? Soll-Ist-Vergleich durchführen!
- Welche Faktoren haben zur Ausgabenüberschreitung bzw. zu geringeren Einnahmen als geplant geführt?
- Hätten die Ausgabenüberschreitungen durch eine bessere Planung verhindert werden können?
- Wie können zukünftig Kosten gesenkt und Einnahmen erhöht werden?
- Gab es Probleme beim Equipment?
- Worauf sind die Probleme im Bereich Technik, Geräte und Materialien zurückzuführen?
- Wie lassen sich zukünftig Probleme bei der Ausstattung/Ausrüstung vermeiden?