Nach den für Vereine geltenden zivilrechtlichen Vorschriften (§ 27 Abs. 3 Satz 2 BGB) übt der Vorstand eines Vereins sein Amt grundsätzlich unentgeltlich aus. Diese Bestimmung ist aber (gem. § 40 BGB) durch die Vereinssatzung abänderbar.

Die Zahlung von pauschalen Vergütungen für Arbeits- oder Zeitaufwand (sog. Tätigkeitsvergütungen) an den Vorstand ist nur dann zulässig, wenn dies durch bzw. aufgrund einer Satzungsregelung ausdrücklich zugelassen ist. Ein Verein, der nicht ausdrücklich die Bezahlung des Vorstandes regelt und der dennoch Tätigkeitsvergütungen an Mitglieder des Vorstandes zahlt, verstößt gegen das gemeinnützigkeitsrechtliche Gebot der Selbstlosigkeit (§ 55 AO). Eine Vergütung ist auch dann anzunehmen, wenn sie nach der Auszahlung an den Verein zurück gespendet oder durch Verzicht auf die Auszahlung eines entstandenen Vergütungsanspruchs an den Verein gespendet wird.

Der Ersatz tatsächlich entstandener Aufwendungen (z. B. Büromaterial, Telefon- und Fahrtkosten) ist auch ohne entsprechende Regelung in der Satzung zulässig. Der Einzelnachweis der Aufwendungen ist nicht erforderlich, wenn pauschale Zahlungen den tatsächlichen Aufwand offensichtlich nicht übersteigen; dies gilt jedoch nicht, wenn durch die pauschalen Zahlungen auch Arbeits- oder Zeitaufwand abgedeckt werden soll. Die Zahlungen dürfen auch nicht unangemessen hoch sein (§ 55 Abs. 1 Nr. 3 AO).

(Quelle: BMF-Schreiben vom 21.11.2014, Nr. 8)