Die Begriffe Buchführung und Buchhaltung werden häufig synonym verwendet, da in den meisten Gesetzen der Begriff „Buchführung“ verwendet wird. In früheren Jahren zeichnete man diese Geschäftsvorfälle in Büchern auf, daher der Begriff „Buchführung“. Mit Buchhaltung wird lediglich die institutionelle Einrichtung (Organisationseinheit) des Vereins bezeichnet, in der die Buchführung durchgeführt wird.

Der Gesetzgeber hat eine Reihe von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten erlassen. Diese richten sich je nach der Rechtsform und der Größe eines Vereins.

Alle Vereine sind verpflichtet, laufende chronologische und sachlich geordnete Geschäftsvorfälle (Einnahmen und Ausgaben) lückenlos, innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts (Geschäftsjahres), wertmäßige zu erfassen. 

Ziel der Buchführung ist es:

• Zu jederzeit den Stand über die Vermögenslage und der Schulden des Vereins festzustellen und nachzuweisen.
• Mindestens einmal im Jahr in der Einnahmen-Überschussrechnung durch Gegenüberstellung von Einnahmen/Ausgaben den Überschuss (Gewinn) zu ermitteln.
• Gesetzlich vorgeschriebenen Angaben und Informationen bereitzustellen, auf deren Grundlage die Finanzbehörden die Besteuerung des Vereins vornehmen.

Die Buchführung selbst dient in erster Linie der Dokumentation, durch Aufzeichnen der Geschäftsvorfälle (Buchen). Sie erfasst also alle Zahlen, die im Verein auf Grund von Belegen anfallen und wird als Teilbereich der Finanzbuchhaltung dem Rechnungswesen eines Vereins zugeordnet.

Das Rechnungswesen des Vereins enthält außer der Buchführung als Teilbereich der Finanzbuchhaltung die Hauptgebiete Kosten- und Leistungsrechnung, Statistik sowie die Planungsrechnung (mengen- und wertmäßige Planung der zukünftigen Vereinsentwicklung).

§ 145 AO, § 146 AO, § 158 AO