Die Satzung hat zu bestimmen, in welcher Form die Mitgliederversammlung zu berufen ist (vgl. § 58 Nr. 4 BGB). Aber auch zur Frist der Einladung hat die Satzung sich zu äußern, da sie gesetzlich nicht geregelt ist.  

Frist muss angemessen sein

Die Frist muss angemessen sein und richtet sich nach dem Charakter des Vereins und der Zusammensetzung der Mitglieder. Handelt es sich um einen Verein mit wenigen Mitgliedern, die überwiegend am selben Ort wohnen, dann kann eine Einladungsfrist von einer Woche noch als ausreichend angesehen werden. Bei Großvereinen mit vielen Mitgliedern oder solchen, die zum Teil weit entfernt wohnen, kann auch eine Frist von vier Wochen und ggf. mehr angemessen sein (in diesem Sinne vgl. Sauter/Schweyer/Waldner, Der eingetragene Verein, 21. Aufl. Rn. 172).  

Die Satzung kann auch einen Fristenplan vorsehen. Dabei erfolgt zunächst die Haupteinladung mit dem Hinweis, dass bis zu einem bestimmten Zeitpunkt von den Mitgliedern Anträge eingereicht werden können. Sodann erfolgt der Versand oder die Veröffentlichung der endgültigen Tagesordnung, in dem die nachträglich eingereichten Anträge berücksichtigt werden.  

Unterschiedliche Fristen beachten 

Im Übrigen können für die Einberufung einer ordentlichen und einer außerordentlichen Mitgliederversammlung unterschiedliche Fristen vorgesehen werden. Die Einberufungsfrist für die außerordentliche Mitgliederversammlung kann kürzer bemessen sein, da angenommen werden kann, dass hierbei gegebenenfalls auch dringlich anstehende Angelegenheiten zu beschließen sind.  

Einladungsorgan muss Fristen beachten 

Das Einladungsorgan, in der Regel der Vorstand, hat die Einhaltung der Frist zu beachten. Die Nichteinhaltung der Frist stellt grundsätzlich einen Einberufungsmangel dar, der zur Fehlerhaftigkeit aller durch diese Mitgliederversammlung gefassten Beschlüsse führt (vgl. Stöber/Otto, Handbuch des Vereinsrechts, 10. Aufl. Rn. 691).  

Grundsätzlich hat der Verein den rechtzeitigen Zugang der Einladung zu beweisen. Zu beachten ist, dass die Frist nicht schon mit dem Versand der Einladung beginnt, sondern erst dann, wenn nach dem gewöhnlichen Verlauf der Versendung mit dem Zugang zu rechnen ist.  

Um Unwägbarkeiten entgegenzutreten, empfiehlt es sich, in die Satzung Formulierungen aufzunehmen, dass die Versendung an die letzte dem Verein mitgeteilte Adresse erfolgt, die Einladung mit Aufgabe zur Post (bei Einladung in Briefform) als bewirkt gilt und als Fristbeginn der Folgetag des Poststempels maßgeblich sein soll.